Qu'est-ce que la Surveillance Continue des Contrôles (CCM) et en quoi est-ce différent de ce que fait Supervizor ?
Le concept fondamental de la CCM implique l'utilisation de la technologie pour automatiser la survei...
C'est un exploit herculéen de se frayer un chemin à travers cette quantité de travail. Cependant, il existe une solution : utiliser la technologie pour surveiller en continu l'ensemble de vos données, et pas seulement un échantillon.
Si l'un de ces problèmes vous semble familier, ou même s'ils ne le sont pas, il existe des signes révélateurs qu'il est temps d'automatiser votre conformité.
Dans cet article, vous identifierez les points problématiques dans vos fonctions d'audit interne essentielles et découvrirez une solution pour atténuer ces problèmes et vous permettre de réussir et de prospérer.
Vous êtes déconnecté
En matière de conformité, il semble qu'il y ait toujours quelque chose de nouveau qui arrive. Pendant que vous êtes coincé dans des échantillonnages et des tests de routine, des choses se produisent en arrière-plan auxquelles il est impossible de prêter attention. Vous essayez d'effectuer des analyses d'écarts par pays, de maintenir le contrôle interne financier et de diriger des audits, tout en même temps. Sans compter que, lorsque quelque chose n'a pas de sens sur un document, il peut être difficile d'identifier les derniers membres de la piste d'audit. Voici quelques signes indiquant que vous êtes déconnecté :
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Manquer constamment des supports ou des documents essentiels de conformité
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Recevoir plusieurs avis de documentation en retard ou de besoins de contrôle
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Manquer des mises à jour juridiques ou de conformité critiques
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Des contrôles sont effectués en double sans communications ni préservation des versions historiques
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Difficulté à identifier les activités douteuses
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Incapacité à suivre les actions de la direction
Tout prend trop de temps
Il semble toujours que lorsque vous terminez un cycle de contrôle, le suivant est sur le point de commencer. Les tests de contrôle manuels prennent en moyenne 35 heures par contrôle clé. L'échantillonnage et les tests manuels peuvent s'éterniser, et cela laisse inévitablement de la place aux erreurs. C'est toujours un pincement au cœur lorsque vous recevez un e-mail vous rappelant que des documents justificatifs ont été demandés la semaine précédente et que cela vous a simplement échappé. Voici quelques signes indiquant que le processus de conformité prend trop de temps :
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Difficulté à accéder aux dossiers rapidement et de manière fiable
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La direction a exprimé son mécontentement
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Temps de réponse retardé aux demandes d'audit
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Difficulté à maintenir les données à jour
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Délai élevé pour l'intégration des utilisateurs
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Copier les audits précédents sans beaucoup de modifications, conduisant à des violations de risque
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Accumulation de comptes obsolètes
Votre charge de travail est démesurée
Chaque matin, le monde professionnel se connecte à ses e-mails et essaie de ne pas grimacer en voyant le nombre d'e-mails non lus, de messages et de demandes de réunion qui sont entrés dans leurs boîtes de réception. Il semble que peu importe la quantité de travail accomplie, il y en a toujours autant, sinon plus, qui reste à faire. Cela peut arriver à un point où une telle charge de travail est écrasante, quelque chose qui peut être simplifié en intégrant vos systèmes avec l'automatisation. Voici quelques signes indiquant que votre charge de travail est trop élevée :
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Difficulté à suivre une charge croissante de tests de contrôle, de livrables ou d'indicateurs clés de performance
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Trop de manipulation manuelle de données
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Impression de faire constamment du travail fastidieux
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Cela fait un moment que vous n'avez pas fait de travail collaboratif créatif et efficace
Vous avez du mal avec votre expansion
Qu'il s'agisse d'embaucher un autre membre, d'ouvrir un nouveau bureau ou d'embaucher à l'étranger, l'expansion s'accompagne de son propre lot de problèmes. Les entreprises en croissance doivent contrôler leurs risques ; entre l'intégration de nouveaux membres dans vos systèmes, l'attribution des autorisations et l'intégration, des contrôles internes et des mesures de contrôle des risques doivent être mis en œuvre pour aider à gérer les risques. Essayer de suivre toutes les nuances qui accompagnent l'expansion peut être encombrant et causer des problèmes dans le processus de conformité. Voici quelques symptômes des difficultés de croissance :
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Difficulté à gérer une main-d'œuvre mondiale
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Difficulté à effectuer un audit à distance
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Inefficacité dans la mise à l'échelle de votre matrice GRC
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Difficulté à gérer les contrôles internes dans différentes entités/pays
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Difficulté à adapter le contrôle interne aux spécifications locales dans un contexte global
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Faire des affaires avec des clients internationaux, avec plusieurs langues, ou dans des pays gris/risqués
Si vous constatez que vous avez des difficultés avec l'un de ces points, cela signifie que l'automatisation est faite pour vous. L'automatisation de vos contrôles réduit le temps de test, facilite les nouveaux processus d'embauche et de clients, réduit les charges de travail et fournit des mises à jour continues sur les performances du système tout en mettant constamment à jour les exigences d'audit et légales en temps réel. Pour une liste plus complète des avantages de l'automatisation, lisez notre article sur les 5 avantages de l'automatisation ici.
