Comment auditer à distance à partir d'extractions de vos ERP ?

Qu’est-il possible d’auditer à distance à partir d'extractions de vos ERP ?

L’avancée technologique permet à la finance d’améliorer continuellement ses processus. Pour ses équipes c’est un gain de temps et d’efficacité quotidien, minimisant les erreurs et les moyens nécessaires à la réalisation des contrôles et des tâches quotidiennes. Aujourd’hui, dans un contexte d’épidémie mondiale et de quarantaine généralisée, la fonction audit se voit dans l’impossibilité d’exercer son activité comme elle a l’habitude de l’exercer. L’audit à distance apparaît alors comme une véritable bouée de sauvetage.

Aujourd’hui, dans un contexte d’épidémie mondiale et de quarantaine généralisée, la fonction audit se voit dans l’impossibilité d’exercer son activité comme elle a l’habitude de l’exercer.

En effet, aujourd’hui l’économie n’est pas au point mort pour autant, les entreprises se doivent d’adapter leurs modes de fonctionnement aux périodes de crises comme celle que nous vivons actuellement. La quasi-entièreté de ces dernières ont donc recours à la solution logique du télétravail, entraînant les équipes financières à revoir leur organisation.
Cette remodélisation interne peut être génératrice de nouveaux risques pour l’entreprise et ses collaborateurs. La baisse de surveillance et le travail à distance peuvent entraîner les équipes à commettre quelques erreurs involontaires, voire commettre des fraudes. Certains collaborateurs pourraient remarquer une faille ou voir cette période comme une opportunité de contourner le système.

La crise sanitaire n'arrête pas la fraude

Des fraudes et des erreurs ont de ce fait, de grandes probabilités de se retrouver, au final, dans la comptabilité de l’entreprise, et ce même une fois la période de crise achevée. Prenant en compte ce nouveau risque ainsi que la nécessité de garantir un audit constant et efficace de sa comptabilité, il est impératif de trouver une solution d’audit à distance si celui-ci n’est plus possible autrement.
Mais si tout le plan d’audit ne peut être effectué à distance, il est possible de contrôler les données comptables et opérationnelles via des extractions d’ERP de n’importe quelles filiales dans le monde, et d’y appliquer des contrôles automatiques. Cette solution est l’idéal durant cette période difficile et temporairement indéterminée et peut couvrir un grand nombre de contrôles et de besoins :

• Référentiels Tiers
  Contrôles sur RIB
  Contrôles sur Siren / Siret
  Comptes Fournisseurs
• Journaux d’écritures / FEC
  Contrôles sur écritures atypiques (ex: charges à Banque)
  Détection de trop-versés à des Tiers
  Respect des délais de paiement
• Référentiels Notes de Frais
  Contrôles de seuil / Statistiques
  Adéquation à la politique interne de l’entreprise
• Référentiels Utilisateurs
  Ségrégation des tâches
  Contrôles écritures manuelles (focus opérations diverses)
  Contrôles des utilisateurs (habilitations)
• Référentiels factures Achat / Vente
  Contrôle de cohérence module Achat / Comptabilité
  Trous de séquences
• Référentiels Bon de commande
  Facture avec montant significatif sans bon de commande
  Contrôles de date incohérente vs module Achat
  Contrôles de mots-clés
• Référentiels Bon de Livraison
  Facture comptabilisée non livrée

Un contrôle s'accompagne d'une analyse

Effectuer l’ensemble de ces contrôles est très positif mais n’est pas suffisant, il est impératif d’avoir la capacité d’analyser les résultats de ces contrôles afin d’en tirer le maximum de bénéfices possibles. Effectivement, certains contrôles n’ont de sens qu’une fois analysés, certains nécessitent à l’entreprise de revoir un fonctionnement ou une mauvaise habitude. Il est donc important d’avoir une ressource humaine à disposition pour comprendre, analyser les contrôles automatisés et prendre les mesures en conséquence.

Les options d'analyse sont multiples

Plusieurs options existent afin de mettre en place ces contrôles automatisés et digitaux dans son entreprise :
La première manière qui peut venir à l’esprit est de générer ces contrôles manuellement en interne et en totale autonomie. Cette première option permet de choisir des contrôles adaptés et précis aux besoins de l’entreprise sans se soucier d’un investissement en outillage et est donc intéressante. Elle est, à contrario, très chronophage, la liste des contrôles dépend du créateur de ces derniers et est souvent incomplète ou trop courte et les résultats peuvent être sources d’erreurs étant donné leur nature.

Les commissaires aux comptes, peuvent, eux aussi réaliser un bon nombre de ces contrôles. Ils connaissent les clients pour lesquels ils travaillent, peuvent apporter un conseil à la suite de leur audit et nécessite qu’une faible mobilisation de ressources internes. Les commissaires aux comptes travaillent en revanche avec des seuils de signification élevés, ne permettant parfois pas de détecter des anomalies pourtant très intéressantes. Leur prix est souvent élevé et l’entreprise devient dépendante du cabinet sur ces contrôles et ces sujets.

Autre solution, l’Analytics. Certains logiciels proposent des boîtes à outils vides, permettant de créer ses propres contrôles, une façon idéale de développer des contrôles spécifiques à son organisation pour un prix raisonnable. L’Analytics nécessite néanmoins un paramétrage très important et donc du temps et des ressources, c’est un projet long et difficile à mettre en place.

Enfin la dernière solution et certainement la solution la plus complète est celle d’un logiciel d’audit et de contrôle interne proposant des contrôles pré-paramétrés tel que le fait Supervizor. Une solution abordable, ne nécessitant ni projet long et coûteux, ni dépendance.

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