L'évaluation de l'intégrité des tiers en 5 étapes

Il est de plus en plus commun pour les entreprises de saisir la nécessité de procéder à une évaluation de ses tiers. Si pour beaucoup de ces entreprises la pratique reste marginale, elle n’en demeure pas moins essentielle afin de pouvoir garantir des finances les plus fiables possibles. L’Agence Française Anticorruption rappelle régulièrement le devoir des entreprises à évaluer de façon assidue les tiers avec lesquelles elle collabore ou envisage de collaborer.

 Qu’est-ce que l’évaluation des tiers ?

Le processus d’évaluation des tiers consiste à collecter des informations sur un tiers afin de récolter des données pour définir si des risques de corruption sont présents. Cette évaluation est à effectuer au préalable de la relation dans un premier temps, puis doit régulièrement être mise à jour. Si la relation est impactée à un moment, l’entreprise peut également décider de mettre en place une évaluation afin de déterminer si le niveau de risque a évolué.

 Pourquoi mettre en place une politique d’évaluation de l’intégrité des tiers ?

Il est essentiel pour l’entreprise de régulièrement remettre en question ses collaborations. De manière générale, l’évaluation des tiers a un rôle décisif dans l’établissement de nouvelles relations, dans la gestion des collaborations en cours mais aussi dans l’annulation ou fin d’un accord. Le processus d’évaluation des tiers permet ainsi à l’entreprise de déterminer les risques assimilés à chaque relation et d’adapter son niveau de vigilance. Dans un second temps, cette évaluation va permettre d’optimiser et de rendre plus efficace les mesures prises en prévention et en détection des risques de corruption.

Il est également nécessaire de prendre en compte la cartographie des risques, sans quoi l’évaluation des tiers ne pourra être efficiente et complète.

 Les étapes du processus d’évaluation

 1. Identifier les tiers

Dans un premier temps, l’entreprise liste en interne les salariés qui devront effectuer la démarche auprès des tiers, puis elle liste ces derniers par catégorie, risque mais aussi selon la zone géographique et leur typologie. Enfin, les personnes en charge de l’évaluation vont établir des devis sur l’outil d’évaluation de l’intégrité des tiers utilisé. Afin de pouvoir les évaluer, l’entreprise va collecter toute la documentation la liant aux tiers, puis va procéder à son analyse.

 2. Etablir un dossier d’évaluation

Durant cette étape, l’entreprise va rédiger la procédure complète du processus d’évaluation en joignant un formulaire de prévention de la corruption et du blanchiment d’argent et financement du terrorisme. L’entreprise a la possibilité d’y joindre toute documentation de conformité si nécessaire au secteur d’activité comme un code de conduite au tiers, une sensibilisation du tiers au risque de corruption, et le cas échéant, exiger du tiers un engagement écrit de lutte anticorruption.

 3. Compléter le dossier d’évaluation

Une fois le dossier d’évaluation établi, la personne en charge de l’évaluation présente le projet ainsi que le budget attenant à la direction afin d’obtenir sa validation. Une fois validé, ou modifié, une note d’information sera diffusée en interne auprès de tous les salariés pour les informer de la procédure, et si besoin, leur participation. Enfin, le dossier d’évaluation est complété en fonction de l’analyse de la documentation et de la participation des parties prenantes.

 4. Mettre en place les mesures impliquées par le dossier d’évaluation

Une fois le dossier complété, l’entreprise peut avoir plusieurs solutions et devra donc déterminer si elle conserve la relation avec le tiers ou si cette dernière contient trop de risques pour elle. Elle peut également décider de poursuivre la relation avec l’ajout de dispositifs spécifiques, notamment en cas de doute sur la légitimité de certaines actions effectuées par le tiers.

 5. Archiver le dossier

L’AFA recommande de conserver le dossier complet d’évaluation jusqu’à 5 ans après la cessation de la relation avec le tiers. Si l’entreprise décide de poursuivre la relation, il sera nécessaire de contrôler les dispositifs mis en place à la suite de l’évaluation.

Le processus d’évaluation des tiers est donc une étape essentielle dans la gestion des finances de l’entreprise, notamment à la suite de l’établissement de la cartographie des risques. Elle permet à l’entreprise de se protéger mais aussi de redéfinir ses relations commerciales, ainsi que d’être prête en cas de contrôle de l’AFA.