Mise en conformité avec la loi Sapin 2, respect des exigences de la maison-mère, automatisation des contrôles internes, Hutchinson a choisi l’outil Supervizor pour relever ces différents défis. Pourquoi avoir choisi Supervizor, quels ont été les critères, quel ROI ?
Hutchinson, filiale du groupe TotalEnergies, est l’une des plus grandes entreprises françaises dans l’industrie automobile et aérospatiale. Dans le cadre de son utilisation de Supervizor, Hutchinson a couvert :
Comment se sont-ils organisés autour de l’outil ? Comment les contrôles pré-paramétrés de Supervizor les aident-ils ? Découvrez le retour d’expérience d’Hutchinson présenté par Benoit Dubois, Directeur des comptabilités, qui revient sur leur utilisation de Supervizor et la mise en place d’un dispositif de contrôle interne dans le cadre de Sapin 2.
La première contrainte c'était Sapin 2. C'est un sujet sur lequel nous travaillons déjà depuis quelques années en utilisant un autre logiciel qui n’a pas permis d’atteindre les objectifs escomptés.
En termes de conformité, faire partie d’un groupe du CAC 40 est une contrainte non négligeable, car les obligations sont encore très accentuées par les objectifs de la maison mère (TotalEnergies). Pour répondre à toutes ces exigences, il nous fallait un outil qui propose une structure de connaissance pour la création de scripts qui permettent de réaliser des contrôles efficaces. Le renforcement de la révision comptable permet d’avoir une meilleure visibilité et d’éviter la révision de manière ponctuelle et manuelle.
« Supervizor nous apporte des scripts déjà réalisés pour identifier les zones d'ombre afin d’atteindre les objectifs donnés par la maison mère ».
Benoit Dubois, Directeur des comptabilités chez Hutchinson
Cela faisait plusieurs années que nous essayons de mettre en place un logiciel concurrent. Cela s'est avéré impossible à mettre en œuvre car nous manquions de support IT.
Pour reprendre ce sujet, nous avons choisi Supervizor afin de simplifier le projet d’implémentation et renforcer notre dispositif de contrôle interne.
« La rapidité des process ainsi que la richesse du catalogue des scripts nous permettent d’être en conformité avec les exigences de Sapin 2 et de mieux nous organiser en mettant notre énergie là où c’est absolument nécessaire ».
Pour l’intégration des fichiers et le pilotage des analyses, nous avons créé un poste à temps plein en France et en Europe pour s'assurer que le travail soit bien effectué. Le déploiement de Supervizor couvre 35 sites et 16 sociétés juridiques.
Dans le cadre de la loi Sapin 2, la formation des équipes est centrale dans la lutte contre la corruption. C’est là où Supervizor nous aide beaucoup dans la mise en place des procédures, des outils de restitution, de la documentation et de la traçabilité. Le pilotage de ces données permet d'informer l'ensemble de nos équipes de tous les contrôles.
Le catalogue et les scripts sont très intéressants. Ils nous permettent de lancer plusieurs contrôles par thème. En résumé, nous avions souhaité 11 contrôles. Grâce à la richesse du catalogue, nous avons finalement pu effectuer 18 contrôles + 1 contrôle supplémentaire sur mesure.
Supervizor nous a permis d’ajuster sur mesure la partie des RIB vis-à-vis des sociétés étrangères pour vérifier la validité du RIB et déterminer les zones à risques.
Ce contrôle supplémentaire a été gentiment développé par l'équipe de Supervizor qui, d'ailleurs, a été très présente et proactive pendant la période de mise en œuvre et encore maintenant. Ce qui a facilité considérablement l’avancée et le traitement rapide des données.
L’objectif de l’entreprise étant de continuer de régler les fournisseurs dans les meilleurs délais, les saisies manuelles ne permettaient plus de détecter les erreurs sur les factures.
Les algorithmes de double règlement, notamment les scripts de Supervizor, ont permis d'identifier de multiples erreurs. De ce point de vue, nous avons eu un ROI malgré nous, car nous avons récupéré des sommes relativement significatives.
Notre objectif était de mettre en place un dispositif pour être en conformité avec les dispositions de Sapin 2 et de trouver une solution automatisée pour corriger les erreurs de nos contrôles réalisés manuellement.
Le contrôle continu aide beaucoup à simplifier les process et à donner plus de visibilité sur les analyses au quotidien. Dans un groupe comme le nôtre où les activités principales consistent à sortir du cash et à traiter des données, le contrôle continu est parfaitement adapté car la création des process est relativement facile et les moyens à mettre à disposition dépendent de la stratégie et des objectifs.
Le remote audit a été un accélérateur important pour la gestion des contrôles dans des zones géographiques un peu plus éloignées, un peu moins organisées et moins faciles à rendre homogènes. Et pour le remote, nous n’avons pas eu besoin de former les équipes (intégration, fonctionnement…).
Enfin, le remote nous permet d’analyser, au cas par cas, chacune des entités contrôlées et de manière à avancer plus rapidement que si nous devrions mobiliser des moyens informatiques et métiers qui souvent n'étaient pas disponibles pour ce travail supplémentaire.
En choisissant Supervizor, Hutchinson a pu automatiser ses contrôles comptables et corriger un nombre important d’erreurs. Supervizor a identifié automatiquement tous les schémas comptables utilisés dans l’entreprise et a permis de définir la cartographie de l’ensemble des opérations et des utilisateurs.
Ces différentes fonctionnalités ont permis à Hutchinson de mettre en place un dispositif anti-corruption efficace et d’être en conformité avec les dispositions de la loi Sapin 2 et des objectifs de la maison mère.
Si vous voulez collaborer avec Supervizor comme Hutchinson, c’est simple ! Demandez une démo et nous prendrons contact avec vous au plus vite.